1. Invoice (Hóa đơn thương mại)

 "Giấy khai sinh" của giao dịch, ghi nhận thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền... Đây là chứng từ không thể thiếu cho cả customs và thanh toán. Lưu ý kiểm tra kỹ các điều khoản thanh toán và Incoterms.

2. Packing List (Phiếu đóng gói)

 "Bản đồ chi tiết" của lô hàng, liệt kê số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng, cách đóng gói... Đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa vận tải container và giúp việc kiểm tra thực tế dễ dàng hơn.

3. Bill of Lading (B/L) / Air Waybill (AWB) (Vận đơn đường biển/đường hàng không)

 "Giấy thông hành" của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. B/L cho vận tải biển, AWB cho vận tải hàng không. Đây là chứng từ sở hữu hàng hóa và cần thiết cho việc nhận hàng tại đích. Hãy đảm bảo thông tin trên vận đơn khớp với các chứng từ khác.

4. Certificate of Origin (C/O) (Giấy chứng nhận xuất xứ)

 "Chứng minh thư" của hàng hóa, xác nhận nơi sản xuất. C/O rất quan trọng để hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do. Tìm hiểu kỹ về các loại C/O (Form A, Form E, Form D...) và quy tắc xuất xứ.

5. Tờ khai hải quan

 "Lời khai" chính thức với cơ quan hải quan về lô hàng xuất nhập khẩu. Đây là chứng từ bắt buộc để hoàn tất thủ tục hải quan. Hiện nay, hầu hết các quốc gia đều thực hiện khai báo hải quan điện tử.

6. Các chứng từ khác (tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định cụ thể)

• Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Nền tảng pháp lý cho giao dịch.
• Insurance Certificate (Giấy chứng nhận bảo hiểm): Bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật), Veterinary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật), Certificate of Quality (Giấy chứng nhận chất lượng),...

"Kim chỉ nam" cập nhật

Để đảm bảo bộ chứng từ của bạn luôn "chuẩn chỉnh", đừng quên tham khảo các văn bản pháp luật mới nhất. Ví dụ, các Thông tư, Nghị định về thủ tục hải quan điện tử, quy định về C/O trong các hiệp định thương mại mới, hay các yêu cầu về chứng từ đối với một số mặt hàng đặc biệt. Bạn có thể tìm kiếm thông tin này trên website của Tổng cục Hải quan, Bộ Công Thương và các bộ ngành liên quan.

Nắm vững "bộ sưu tập" chứng từ này là bước quan trọng để bạn tự tin hơn trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu, giúp quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và tránh được những rắc rối không đáng có tại khâu customs.

Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào một chứng từ "quyền lực": Vận Đơn (Bill of Lading/Air Waybill). Hãy cùng đón chờ nhé!